La automatización de procesos empresariales ya no es una opción sino un imperativo para las organizaciones que quieren seguir siendo competitivas. En España, la digitalización aporta hasta un 24 % del PIB nacional según diversos estudios de consultoras especializadas, y solo alrededor de una cuarta parte de las empresas tienen una “buena salud digital”. Pese a este avance, la mayoría de las pymes siguen dependiendo de procesos manuales, herramientas inconexas y hojas de cálculo que consumen tiempo y generan errores. En este artículo analizamos cómo el software a medida, el Internet de las cosas (IoT) y la inteligencia artificial (IA) permiten automatizar procesos, eliminar fricciones y abrir nuevas oportunidades de negocio.

La brecha digital en España y la oportunidad de automatizar

España ocupa el séptimo puesto en el índice de digitalización de la UE y destaca en conectividad, sostenibilidad y administración electrónica. La digitalización ya supone entre el 21 % y el 28 % del PIB y casi un millón de pymes se benefician del efecto tractor de las grandes corporaciones. Sin embargo, el estudio del ONTSI sobre Indicadores de uso de inteligencia artificial en España 2024 muestra que solo el 11,4 % de las empresas con más de diez empleados utilizan IA y que la mayoría la emplea para analizar texto (44,7 %), automatizar flujos de trabajo (39 %) o apoyar funciones de marketing y administración (28,7 %). Las pymes aún se encuentran lejos de los objetivos de la agenda digital española para 2025, que persigue que un 25 % de las compañías usen IA y que el comercio electrónico represente un 25 % de sus ventas.

Esta brecha se traduce en procesos manuales lentos y costosos. Un informe de Globality sobre compras revela que el 82 % de los líderes de adquisiciones reconoce que el gasto indirecto no está bien gestionado y que hasta un 40 % de los ingresos puede estar comprometido por falta de control. Las mismas encuestas indican que el 96 % identifica problemas de conexión entre equipos y proveedores, el 94 % señala que los procesos no son intuitivos y el 87 % los califica de poco colaborativos. Dos de cada tres directivos creen que sus equipos carecen de habilidades para aportar valor al gasto de la empresa, pero el 85 % se muestra convencido de que una plataforma intuitiva permitiría cumplir los procesos. Además, el 83 % opina que automatizar las compras facilitaría la selección de proveedores y el 77 % espera un aumento de la eficiencia y un ahorro de costes.

Consecuencias de los procesos manuales: pérdida de productividad y errores

El impacto de los procesos manuales va más allá de las compras. Según un análisis del McKinsey Global Institute citado por consultoras especializadas, los empleados dedican cerca del 20 % de su tiempo a buscar y recopilar información, lo que supone millones de euros perdidos en empresas de tamaño medio. La consultora Gartner añade que el 57 % de las compañías con flujos de trabajo ineficientes experimenta una mayor rotación de personal. La acumulación de tareas redundantes también dispara el riesgo de errores: los fallos humanos ocasionan pérdidas estimadas en 37 000 millones de dólares al año en EE. UU., mientras que la automatización reduce los errores hasta en un 50 % y permite ahorrar entre un 20 % y un 30 % en costes operativos según estimaciones de Deloitte.

Los retrasos en proyectos y las agendas saturadas son otra consecuencia directa de la falta de automatización. El informe Pulse of the Profession del Project Management Institute señala que el 70 % de las organizaciones sufre al menos un fracaso de proyecto cada año debido a una mala gestión de los flujos de trabajo, mientras que las empresas que adoptan soluciones de automatización consiguen entregas un 55 % más rápidas. La sobrecarga administrativa genera además desgaste laboral: un estudio de Gallup indica que el 76 % de los empleados se siente quemado por tener que repetir tareas improductivas, y Deloitte observa que las compañías con flujos mal diseñados tienen un 31 % más de rotación.

Beneficios de automatizar con software a medida

Implementar software a medida permite adaptar la tecnología a los procesos propios de cada organización, garantizando integración con sistemas existentes y una experiencia de usuario intuitiva. La automatización ofrece beneficios cuantificables:

• Mayor eficiencia: los bots trabajan 24/7 sin pausas ni errores, realizando en segundos tareas que a una persona le llevaría horas.
• Productividad liberada: al automatizar tareas repetitivas, los equipos se pueden dedicar a actividades estratégicas y de mayor valor añadido.
• Reducción de errores: la automatización elimina fallos de digitación o cálculo, garantiza coherencia y canaliza las excepciones a personas cuando es necesario.
• Ahorro de costes: se minimizan horas extra, retrabajos y formación; algunas investigaciones destacan que la automatización contribuye al crecimiento de los ingresos anuales.
• Disponibilidad y rapidez: las soluciones low‑code permiten a usuarios no técnicos crear automatizaciones en poco tiempo, acelerando la puesta en marcha y reduciendo la dependencia del equipo de TI.
• Mejora del clima laboral: al delegar las tareas rutinarias, los empleados se enfocan en trabajos creativos y satisfactorios, lo que aumenta su motivación.
• Experiencia del cliente: los asistentes virtuales y chatbots resuelven consultas de forma inmediata y personalizada gracias a la IA generativa.
• Escalabilidad: los robots pueden aumentar su capacidad durante picos de demanda y reducirla después, adaptándose al volumen de trabajo.

Es importante destacar que no todos los procesos son automatizables. Algunas tareas complejas requieren juicio humano, por lo que la clave está en encontrar el equilibrio entre tecnología y talento. Además, la automatización debe basarse en procesos optimizados; automatizar un proceso ineficiente solo amplifica los problemas. Herramientas de análisis de procesos y minería de tareas ayudan a identificar dónde se obtiene mayor retorno antes de invertir.

IoT e inteligencia artificial: más allá de la automatización básica

El Internet de las cosas eleva la automatización al proporcionar datos en tiempo real sobre activos, inventarios y procesos. Diversos informes sectoriales, como el IoT Use Case Adoption Report 2024, indican que el uso de IoT se ha disparado: más del 90 % de las empresas obtiene un retorno positivo en sus proyectos y los casos de uso se multiplican año tras año. Los cuatro casos más adoptados son la automatización de procesos, el control de calidad, la monitorización energética y la gestión de inventarios en tiempo real. Cada uno genera mejoras tangibles: la automatización de procesos incrementa la eficiencia laboral, la gestión de calidad mejora la calidad del producto, la monitorización energética reduce costes y la gestión de inventarios eleva la rentabilidad sobre el capital. Casos como el de Tyson Foods, que ahorra decenas de miles de horas de trabajo al año con visión artificial para contar bandejas de pollo, demuestran el valor real de estas soluciones.

La IA complementa este ecosistema permitiendo interpretar datos y tomar decisiones. Según informes de consultoras como McKinsey, cerca de nueve de cada diez organizaciones utiliza la IA en al menos una función de negocio, pero solo un tercio la ha escalado a nivel empresarial. Además, aproximadamente una cuarta parte está desplegando agentes de IA capaces de planificar y ejecutar tareas autónomas, aunque la mayoría lo hace solo en una o dos áreas. Los beneficios más citados no son solo de eficiencia: muchas empresas señalan que la IA impulsa la innovación y la creación de nuevos productos. Esto sugiere que la ventaja competitiva reside en combinar automatización, datos de IoT e IA para rediseñar completamente los procesos.

Citizen development y low‑code: democratizar la automatización

La escasez de talento tecnológico y la urgencia por digitalizar procesos están impulsando el citizen development: la capacitación de empleados no técnicos para crear aplicaciones y flujos de trabajo. Diversos informes señalan que la mayoría de los directivos de desarrollo promueve estrategias de desarrollador ciudadano y que empresas pioneras han aumentado su rentabilidad gracias a estas iniciativas. Shell, por ejemplo, logró importantes ahorros al optimizar hornos de refinería gracias a aplicaciones creadas internamente. La misma tendencia apunta a que las organizaciones esperan que personal sin perfil técnico se centre en la automatización de procesos.

Para que el citizen development tenga éxito conviene establecer una gobernanza sólida: seleccionar plataformas low‑code seguras, definir estándares de desarrollo y ofrecer formación continua. De este modo, los equipos de negocio pueden crear soluciones a medida mientras el área de TI garantiza que se integren correctamente con los sistemas corporativos.

Cómo abordar un proyecto de automatización y digitalización

El camino hacia la automatización y la transformación digital debe ser progresivo y estratégico. A continuación, se presentan algunas recomendaciones prácticas para directivos y responsables de innovación:

• Diagnóstico de procesos: mapear las operaciones actuales, identificar cuellos de botella, errores y tareas repetitivas. Herramientas de minería de procesos y talleres con los equipos ayudan a visualizar dónde se pierde valor.
• Priorizar casos de uso: seleccionar proyectos con alto impacto y rápida implantación (por ejemplo, automatización de aprobaciones, generación de informes o seguimiento de inventarios) para obtener resultados rápidos y financiar iniciativas mayores.
• Diseño de software a medida: optar por soluciones personalizadas cuando los procesos son únicos o requieren integración compleja. Un partner especializado garantiza que la tecnología se adapte a la cultura de la empresa y no al revés.
• Integrar IoT y analítica: desplegar sensores y dispositivos conectados para capturar datos en tiempo real; combinarlos con cuadros de mando y algoritmos de IA para anticipar fallos, optimizar producción o ajustar la energía.
• Fomentar la cultura digital: formar a los equipos en nuevas herramientas, comunicar beneficios y gestionar el cambio para reducir resistencia. Programas de citizen development y laboratorios de innovación facilitan la adopción.
• Medir y escalar: definir indicadores de rendimiento (reducción de tiempos, errores, costes o incremento de ingresos) y revisar periódicamente los resultados. Escalar las soluciones que generan valor y descartar las que no lo hacen.

Reflexión final: de la eficiencia a la innovación

La automatización de procesos empresariales no solo reduce costes y elimina errores; es la puerta de entrada a nuevos modelos de negocio. En España, las empresas que lideran la digitalización arrastran a su cadena de valor y transforman sectores enteros. El IoT y la IA permiten tomar decisiones basadas en datos en tiempo real, crear productos personalizados y mejorar la experiencia del cliente. A su vez, el citizen development democratiza la innovación y acorta el ciclo de desarrollo.

Como directivo, la pregunta ya no es “¿debemos automatizar?”, sino “¿qué estamos esperando?”. Empezar ahora te ayudará a liberar recursos, ganar agilidad y crear un negocio preparado para el futuro. Si necesitas apoyo para analizar tus procesos y desarrollar soluciones a medida, en Devinet podemos ayudarte a diseñar aplicaciones, sistemas IoT y plataformas inteligentes que se adapten a tu realidad. Transformemos juntos tus operaciones y conviértelas en tu mejor ventaja competitiva.